Het Document Management Systeem bij Bouwbedrijf Beneens

Uitdaging

“We krijgen maandelijks zo’n 1000 binnenkomende facturen te verwerken,” zegt administratief medewerkster Eef. “De voorbije 10 jaar werd elke factuur manueel gescand. Om het goedkeuringsproces te versnellen en het toenemende aantal facturen blijvend de baas te kunnen met ons team, hadden we een geautomatiseerde oplossing nodig.” Het bedrijf had één belangrijke eis: de oplossing moest makkelijk integreerbaar zijn met Microsoft Dynamics 365 Business Central. Astena, Beneens’ vaste Microsoft partner, stelde Document Capture voor. “Deze oplossing bracht de automatisering waarnaar we op zoek waren, en overtrof ruimschoots onze verwachtingen,” zegt Eef.

Oplossing

Integratie scannen aankoopfacturen met Business Central

“Aankoopfacturen komen binnen op papier. Nadat ze gescand zijn, zorgt Document Capture er dankzij de OCR-functionaliteit voor dat de juiste informatie van op de papieren factuur in de juiste digitale velden terechtkomt. Op die manier maken we komaf met al het manuele werk om papieren facturen te digitaliseren. Wanneer de factuur digitaal beschikbaar is, moeten we enkel nog de kosten toekennen aan het project waarvoor de aankoop werd gemaakt. Daarna gaat het goedkeuringsproces van start,” weet Eef.

De elektronische workflow biedt tal van voordelen aan de project managers. Ze kunnen facturen goedkeuren op hun pc, tablet of smartphone. Zo geraken facturen sneller goedgekeurd én betaald. Dat laatste zorgt er dan weer voor dat er geregeld een korting wordt toegekend en dat materiaal sneller wordt geleverd – een extra voordeel.

Meer info over oplossingen voor document management > 

Beneens is een familiebedrijf in Olen. Joeri en Jo runnen als derde generatie het bouwbedrijf met een team van bekwame bedienden en arbeiders.  Zij treden op als partner voor de inrichting van handelszaken, toonzalen, shop-in-shops, artsen-praktijken en horecazaken en hotels. Beneens won onlangs de innovatie-award tijdens de Gouden Baksteen 2018.