Op zoek naar project succes? Begin met een goed plan.

De planningsfase is één van de meest kritieke aspecten van elke ERP implementatie of digitale transformatie initiatief. Hoewel het kiezen van de juiste technologie belangrijk is, zien organisaties de planning vaak over het hoofd. En duiken ze direct in de implementatie. Dat kan leiden tot onrealistische verwachtingen, onnodig maatwerk, extra risico's, hogere kosten en het niet leveren van de verwachte resultaten. Dit is een reden waarom veel initiatieven voor digitale transformatie mislukken. Welke elementen moet jouw plan bevatten?

Vergeet je boodschappenlijstje niet

Wanneer kinderen voor hun studie het ouderlijk huis verlaten is dit een bekend en goed moederlijk advies: ga geen boodschappen doen als je honger hebt! En neem altijd een boodschappenlijstje mee. Je zou immers zo maar met veel meer thuis kunnen komen dan je nodig hebt. En tegen veel hogere kosten.

Veel organisaties die naar nieuwe ERP-software op zoek gaan hebben de neiging om dezelfde fout te maken. Ze starten met het bijwonen van software demonstraties terwijl ze nog niet hebben besloten welke problemen ze eigenlijk willen oplossen. Of welke doelen ze willen nastreven. Dit vergroot de kans op het selecteren van de verkeerde oplossing. Op het kopen van te veel licenties. Of zelfs allebei.

Communiceer 'het waarom'

Het voorbereiden van de interne organisatie op de komende veranderingen is een ander belangrijk onderwerp in de planningsfase. Als mensen zijn we niet echt goed in verandering. Het is dus zinvol om zo vroeg mogelijk te beginnen met jouw communicatie over het project. Belangrijk is om 'het waarom' van dit project goed uit te leggen. En waarom het zo nodig is om het project te laten slagen. Idealiter in een eenvoudige taal die elk teamlid kan begrijpen.

Collectieve intelligentie inzetten

In deze fase start ook het gesprek over welke bedrijfsprocessen jullie willen moderniseren. En hoe je dat het beste kunt doen. Jouw teams zullen zich vanaf het begin betrokken en gemotiveerd voelen. Je maakt zo gebruik van de collectieve intelligence. Je voorkomt vervelende discussies tijdens de software demonstraties. Of nog erger: tijdens de implementatie wanneer de meter van jouw implementatie partner al volop draait.

Het management team voorbereiden

Hoewel deze aspecten hopelijk niet echt nieuw voor jou zijn, wil je misschien nog een extra aspect toevoegen dat vaak over het hoofd wordt gezien. En dat is de voorbereiding van het management team op het aansturen en begeleiden van dit organisatorisch verander project. We weten immers allemaal wel dat een ERP-implementatie of een digitale transformatie initiatief niet meer 'zomaar een nieuw IT-project' is? Als management team kun je deze taken dus ook niet meer delegeren!

Je vergroot jullie kansen op project succes fors als je de tijd neemt om jezelf, je management en jullie hele team tijdig en gestructureerd voor te bereiden.