De digitale bouwwereld - Nieuwsbrief maart 2022
Nieuwsbrief maart 2022
Demo 'Business Central voor de bouwsector' herbekijken
Verouderde bedrijfssoftware kost een fortuin
Documentbeheer vanuit uw ERP
Boek uw speeddate 'Moderne ERP en meer'
Demo 'Business Central voor de bouwsector' herbekijken
Reeds 15 jaar bouwt Astena ERP voor Belgische bouwbedrijven, installateurs en real estate. Sectorspecifieke ERP is niet meer weg te denken en evolueert snel. Met Business Central evolueert ook uw bedrijf mee met de laatste technologie. Bent u zich bewust van die mogelijkheden?
Recent toonde Mathias, Sales Consultant, tijdens een live demo wat gebruiksvriendelijke ERP voor een bouwbedrijf kan betekenen. 
Succesvolle projecten realiseren doe je o.a. door:
- Dossiers te winnen met haarscherpe calculaties.
- Controle te houden over de budgetten en facturatie.
- Tijdig signalen te ontvangen en kunnen ingrijpen vanuit projectleiding.
Astena's oplossing voor Business Central is geschikt voor elk bedrijf uit de bouw en komt als een complete sectoroplossing voor kantoormedewerkers en werfteams. Enkele namen: Durabrik, Woodstoxx, Ooms Woningbouw, Beddeleem, Vorsselmans, Bostoen, Beneens, Belcotec, Stanley Security Systems, Electro 80, Sanitechniek, TMS, Potrell, Odebrecht, Triginta …
Verouderde bedrijfssoftware kost een fortuin
Over de hele wereld gebruiken organisaties verouderde, niet-geïntegreerde, gebruikers onvriendelijke en/of achterhaalde softwareoplossingen om hun bedrijf te runnen. Dit leidt onvermijdelijk tot inefficiënties in onze snel veranderende wereld met z’n veeleisende en ongeduldige klanten.
Enig idee wat de kosten zijn van verouderde software?
Is dit ook op jouw organisatie van toepassing, dan is dit laatste waarschijnlijk geen nieuws. En jij bent je ook zeker bewust van de beschikbaarheid van betere oplossingen. Maar om de een of andere reden was je nog niet klaar om te handelen. Terwijl het wachten voort duurt - heb jij enig idee wat de kosten zijn van het gebruik van die verouderde software oplossingen?
In de westerse wereld moderniseren organisaties hun ERP-oplossingen elke 8 à 10 jaar. Dat betreft dan een upgrade of een volledige vervanging. In sommige bedrijfstakken neemt dit aantal toe als gevolg van de huidige crisis. Maar ook vanwege het feit dat veel organisaties deze projecten telkens uitstellen – zelfs als ze daadwerkelijk moeten handelen!
Waarom stellen bedrijven de modernisering van hun bedrijfssoftware uit? 
Daar zijn verschillende redenen voor! Variërend van de vraag wie er de schuld van krijgt dat de oude oplossing niet meer past. Van opzien tegen de complexiteit en de inspanning van dit project. Tot aan de angst om het eigen curriculum vitae te beschadigen in geval van een mislukt project.
Een belangrijke vraag is wat de zakelijke impact van deze vertraging is.
Hoewel de lijst met gevolgen langer is, hebben we een aantal problemen geselecteerd die een ernstige materiële impact op jouw bedrijf kunnen hebben:
- Het in stand houden van de huidige hoge Cost of Ownership (TCO) die onvermijdelijk behoort bij het gebruik van on-premise software oplossingen op basis van eigen server hardware en het uitvoeren van het beheer.
- De kosten van slecht of niet functionerende, oude business processen. Deze kosten lopen nog verder op als je dit niet snel repareert. Dit kan leiden tot een afname van klant- en medewerkers-tevredenheid. En uiteindelijk zelfs tot het verlies van klanten en het vertrek van medewerkers.
- Een uitgestelde modernisering maakt jou bedrijf nog afhankelijker van de hersenen van uw senior werknemers die uw bedrijf op enig moment verlaten wanneer ze met pensioen gaan.
- En misschien wel het voornaamste probleem: het mislopen van de voortdurende innovatie die we tegenwoordig in cloud-gebaseerde oplossingen zien. Alle toonaangevende ERP-leveranciers hebben hun R&D-investeringen inmiddels naar hun cloud producten verplaatst. Als jij nog steeds on-premise oplossingen gebruikt betekent dit dat de beschikbaarheid van nieuwe functionaliteit en innovatie zal vertragen. En uiteindelijk zelfs helemaal zal stoppen.
Het moderniseren van jouw bedrijfssoftware vereist een serieuze investering. Maar doorgaan met het gebruiken van verouderde oplossingen kan jou op termijn mogelijk een fortuin kosten!
Wat is dan moderne software?
Vraag het opgenomen webinar over moderne software aan via info@astena.be en u bent terug up-to-date.
Documentbeheer vanuit uw ERP
Bespaar tijd en behoud overzicht met documentbeheer in uw ERP
Astena ontwikkelde een koppeling tussen ERP en documentenbeheer. Bewaar, bewerk en sorteer al uw projectdocumenten rechtstreeks vanuit uw ERP. Dat bespaart u tijd! Medewerkers weten steeds waar ze de meest recente versie vinden en menselijke foutjes verminderen.
Geen losse documenten
In sectoren zoals bouw, installatie en projectontwikkeling hoort projectmanagement bij de centrale taken. Uit verschillende informatiebronnen verzamelen betrokken partijen allerlei gegevens. Losse documenten, spreadsheets en e-mails worden volop uitgewisseld. Binnen elk project ontstaat er een hele stroom aan informatie. Tegelijk creëert u doorheen het project documenten binnen de ERP. In een poging die allemaal te bundelen, wordt er steeds meer gewerkt met een centraal documentenbeheersysteem, vaak op basis van SharePoint.
Het gebeurt echter te regelmatig dat documenten blijven hangen in mailboxen of op iemands desktop. Zo ontstaan er dubbele versies of ontbreekt cruciale informatie. Met onze nieuwe connector tussen uw documentenbeheer en uw ERP, verliest u geen tijd of informatie meer.
Documenten beheren op één plaats 
Dankzij de integratie tussen ERP een het documentenbeheer blijft de projectinformatie helemaal up-to-date. Wanneer u aan een project werkt, vindt u in uw ERP een nieuwe functie, Infobox genaamd. Daarin staan de documentmappen van het project uit uw SharePoint, Azure Storage of ander systeem. Zonder het ERP-systeem te verlaten, zien de medewerkers alle locaties waar relevante documenten staan.
Gestructureerd werken
U kunt op de mappen klikken en alle documenten openen en bewerken vanuit die Infobox in uw ERP. U kunt er ook documenten opladen of ze weer verwijderen. Wat u doet met een document is meteen zichtbaar voor elke gebruiker, net zoals op SharePoint in de browser. Zo blijft het overzicht bewaard, ongeacht waar een document ontstaat.
ERP-documenten kunnen na het aanmaken meteen opgeslagen worden in het documentenbeheer. Alle metadata bewaart u zo mee. Dat is nuttig voor later of wanneer een andere gebruiker het document downloadt op een ander toestel.
Een vaste plek voor elk document
Het is eenvoudig om de structuur te bewaren in het project. Vanuit uw ERP kunt u met een druk op de knop een nieuwe SharePoint-projectsite aanmaken en meteen kiezen welke structuur die moet hebben. Bijvoorbeeld projecttype woonwijk, projecttype renovatie, enzovoort. Dat doet u door eenmalig een sjabloon per projecttype op te stellen en vast te leggen welk type document in welke map terechtkomt. Alle documenten slaat u daarna in enkele klikken op in de juiste map. Zo komen vereiste certificaten, aankoopbonnen, facturen en dergelijke altijd in de daarbij horende map terecht.
Documenten opladen
Medewerkers van het project zullen sneller hun documenten op de juiste plek zetten omdat het eenvoudiger is. Zijn er toch documenten die op uw desktop staan? Laad ze op in de ERP of op uw documentenbeheersysteem zoals SharePoint, daarna kan u ze vanuit beide locaties op de juiste plek zetten. Er bestaat ook een configuratie waarmee de integratie ook met Outlook wordt gemaakt voor alle documenten die u in e-mails ontvangt.
Meer te weten komen over Astena's tools voor het moderne bouwbedrijf? Contacteer ons via info@astena.be of 09 296 31 14.
Boek uw speeddate 'Moderne ERP en meer'
Elk bedrijf heeft gebruiksvriendelijke software nodig om goed te functioneren. De technologie staat niet stil en de veranderingen volgen elkaar snel op. Zo snel dat af en toe eens een update krijgen geen slecht idee is. Met Astena spelen we hier op in met een persoonlijke inspiratiesessie 'Moderne ERP en meer digitaal in de bouwwereld'
Hoe kom je vandaag tot een digitaal projectmanagement waarin medewerkers, klanten en partners betrokken worden?
Welke tools zijn essentieel? Is best-of-breed ook wat het zegt te zijn in de praktijk? Wat zijn Power Apps voor werfteams, voor opdrachten in het atelier of voor techniekers?