Hoog tijd voor minder chaos

Terug naar nieuws
Ik wil graag meer info

Het ging er vaak hectisch aan toe de voorbije maanden, wegens de door iedereen gekende redenen. Daar kwam vaak een administratieve chaos bij waarmee heel wat bouwbedrijven te kampen hadden. Wie in het verleden investeerde in digitalisering, had het nu toch een stuk gemakkelijker. Bij andere bedrijven hoorden we drie zaken terugkomen: de cashplanning, de projectplanning en het beheer van de projectdocumentatie verliepen moeizaam. We overlopen even wat we uit de markt opvingen.

Cashplanning altijd zichtbaar?

Cashflowprognose in Dynamics 365 Business Central

Iedereen weet het wel: cash is king. Wanneer de conjunctuur het goed doet en alles prima draait, staat men daar misschien te weinig bij stil. Daarom hebben niet alle bedrijven een correct zicht op de cash die ze op korte termijn kunnen verwachten. Vele overheidsmaatregelen maakten het nu nog onduidelijker met zaken zoals terugstortingen, allerlei premies en mogelijkheden tot uitstel van betaling.

Klanten die werken met Microsoft Business Central of met Microsoft Dynamics NAV kunnen echter altijd naar hun prognose kijken. Standaard doen ze dat met een blik op het lopende jaar. Daarin komen liquide middelen, tegoeden, schulden, onkosten en andere posten allemaal samen. Deze cijfers worden automatisch opgeladen vanuit boekhoudkundige informatie over banken, lonen, belastingen en taksen, klanten en leveranciers. Daardoor kan je vanuit de overzichtsgrafieken altijd doorklikken naar de onderliggende details.

Het is ook mogelijk om handmatige aanpassingen te maken of zelf schattingen van kosten en opbrengsten in te brengen. Een voorbeeld is de reële betaaltermijn van klanten, waarbij je kan aangeven dat een bepaalde klant eigenlijk op 45 dagen einde maand betaalt, hoewel de factuur de gewone betaaltermijn van 30 dagen vermeldt. Hetzelfde geldt voor leveranciers waarmee je akkoorden kan hebben die soms afwijken van wat op de factuur staat.

Je ziet onmiddellijk hoe je ervoor staat, week per week. Dat laat je toe om te anticiperen waar nodig en te schuiven met kosten, investeringen, facturatie, voorschotten en gesprekken met de bank.

Bekijk een demo van de cashprognose door onze collega Christophe >


De projectplanning vlot delen?

Wat heb je aan een planbord wanneer iedereen vermijdt om naar kantoor te komen? Dat was een vervelende confrontatie bij heel wat bedrijven. Planning is op zich al een kunstwerk, in uitzonderlijke tijden wordt het helemaal een topsport.

Een eerste reflex om naar Excel over te schakelen, zorgt niet voor een passende oplossing. Excel is een prima software, maar het is gewoon niet gemaakt om interactieve planningen op te stellen met zaken zoals projecten, medewerkers, onderaannemers, voertuigen en machines. Het lukt ook niet zo goed met Excel om een planning met iedereen te delen of wijzigingen vlot door te sturen.

Excel helpt eigenlijk niet!

Daarom bevelen we aan om met een gespecialiseerde planningsoftware te werken die je kan koppelen aan je andere toepassingen zodat gegevens automatisch doorstromen. Wij en vele van onze klanten hebben de beste ervaring met Visual Planning.

Wat mag je verwachten van een echte planningsoftware? Denk aan zaken zoals:

  • een overzicht van de projectstatus ervan zodat je overal kan ingrijpen op mogelijke vertragingen;
  • de specialiteit van alle medewerkers en onderaannemers bijhouden zodat je de juiste personen kan inzetten op projecten;
  • automatische waarschuwingen wanneer je medewerkers dubbel zou boeken;
  • een zicht op het reële gebruik van machines om in te schatten of ze aan vervanging toe zijn, op welke werf ze staan en ook of ze wel voldoende gebruikt worden om de investering te verantwoorden;
  • de mogelijkheid om aan externen zoals klanten en leveranciers live de planning te laten volgen;
  • vanzelf updates in de planning aan de juiste personen laten doorsturen;
  • in één keer medewerkers, voertuigen en machines kunnen toekennen aan projecten;
  • projecten kunnen bekijken per dag, per ploeg, in functie van de opleverdatum en volgens gelijk welke andere parameter;
  • de beschikbaarheid van medewerkers en het machinepark kunnen raadplegen met één klik;
  • enzovoort, enzovoort.

Gebruikers van planningsoftware schatten in dat ze ruim 80% minder tijd besteden aan plannen en de opvolging ervan. Er worden ook veel minder fouten gemaakt en bovendien kan je de planning vanzelf delen met iedereen die je wenst. Vooral dat laatste is momenteel erg gewild.

Bekijk een demo van Visual Planning door Yordi >


Ook digitaal werken van op de bouwwerf?

Op de meeste werven verloopt alles nog op papier. Ontvangst en goedkeuring van leveringen, bijhouden van meerwerken en minwerken, technische documentatie, aftekenen van werkbonnen, beheer van onderaannemers, enzovoort, het wordt bijna allemaal opgeschreven. In het algemeen maakt dat de centrale administratieve verwerking niet eenvoudiger en vooral niet goedkoper.

Bouwbedrijven zijn wel aan het digitaliseren en we merken dat er meer vraag is om de administratie van de buitendiensten -projectleiders, werfleiders, ploegleiders- versneld mee op te nemen. Daar pleiten we voor een goede analyse van de processen alvorens ermee te beginnen. Snel-snel er wat scanners tegenaan gooien om de fax en de postbakjes uit te schakelen, is echt niet voldoende.

Aanpakken in fasen

Wat zou het dan wel moeten zijn? Alle gegevens maar één keer moeten ingeven en ondubbelzinnig over de laatste stand van zaken kunnen beschikken, zijn de einddoelen van elke automatisering. Een serieuze verlaging van de administratiekost volgt daar vanzelf uit.

Wij raden aan om een automatiseringsproject altijd aan te pakken met een stappenplan en gaan van start met quick wins, zoals geautomatiseerde flows voor goedkeuringen. Nadien werken we in de meeste gevallen van binnen -de centrale administratie- naar buiten tot op de werf. 

Bekijk een webinar over het minimaliseren van de papierberg.  Start vandaag nog met het scannen van de aankoopfacturen, digitale goedkeuringsprocessen en elektronisch archiveren >

 

Terug naar nieuws
Ik wil graag meer info