End-to-End Digitaal in de installatiesector - Nieuwsbrief juli 2024
End-to-End Digitaal is een initiatief van Astena om de installatie-sector te informeren met kennis over het inzetten van software en cloud-oplossingen in een immer streven naar optimalisatie en automatisering. Digitalisatie in je bedrijf is een mix van technologie, processen en mensen, en kent vele dynamische elementen, net zoals installatieprojecten of serviceopdrachten.
Sinds enige jaren zien we duidelijker dan ooit dat bedrijfssoftware wordt bekeken als een platform. Één geheel met een ERP-systeem, de ruggengraat van alle data, omringt met business-apps, recent ook met artificiële intelligentie, en standaard naadloos geconnecteerd en geïntegreerd. Bedrijfssoftware selecteren evolueert al snel naar een beoordeling van het 'platform', de kwaliteit van het geheel.
Veel lees- en kijkplezier.
Het Astena Team
Nieuwsbrief juli 2024
1. Groei van ventilatiespecialist Juvah data-driven ondersteund
2. Plan tijdig uw Peppol to do's. Webinar herbekijken
3. Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central
Groei van ventiliatiespecialist Juvah data-driven ondersteund
Met een verdubbeling van de omzet en het aantal medewerkers in de laatste 3 jaar kende Juvah een exponentiële groei. Om deze te ondersteunen en de uitdagingen aan te pakken ging de ventilatiespecialist uit Brecht in zee met softwareontwikkelaar Astena. Bij Astena spraken vooral de projectwerking en de manier waarop er naar budgetten werd gekeken hen aan. Net als het teamwork en bepaalde features in de sector-oplossing.
Gegroeid uit een bedrijf dat zelfbouwpakketten met ventilatiesystemen voor de doe het zelver op de markt bracht is Juvah, opgericht in 2007, doorgegroeid tot een volwaardige KMO die zowel op de residentiële als op de niet residentiële markt actief is. Naast de B-2-C tak voor particuliere klanten is er een sterk uitgebouwde B-2-B tak, geënt op projectontwikkeling (sleutel-op-de-deur, appartementsgebouwen, kantoren, woonzorgcentra etc). Juvah telt een 90-tal medewerkers - waarvan de meeste uit de regio afkomstig - en werkt als een hecht familiebedrijf. Inmiddels telt de ventilatiespecialist filialen in alle Vlaamse provincies: Brecht (Antwerpen), Lommel (Limburg), Machelen (Vlaams-Brabant), Stekene (Oost-Vlaanderen) en - sinds kort - Loppem (West-Vlaanderen).
Tijdwinst en extra datacapaciteit
“We zochten een partner die er mee kon voor zorgen dat we op een gezonde manier, data-gedreven, bleven groeien. Ons vorig ERP-pakket (met maatwerk) voorzag nogal wat tussenstappen vooraleer we nieuwe zaken konden implementeren. In onze zoektocht naar een ander ERP-pakket zijn we vrij snel bij Microsoft Dynamics 365 Business Central - dat over veel meer mogelijkheden beschikt - en bij Astena terecht gekomen”, zegt Roel Cools, opleidingscoördinator bij Juvah. “De input van extra data biedt heel wat nieuwe mogelijkheden.
Een mooie toepassing is de link met Checkinatwork op werven. Voor de implementatie van Business Central gebeurde dit manueel. Dit zorgde voor een grote werklast intern, ook voor de projectleiders. Nu kan dit vanuit de planning - nvdr zie verder ‘Visual Planning’. Met dagelijks 40 tot 45 medewerkers op diverse werven betekent dit een aanzienlijke tijdwinst. Bovendien is het eigen aan ventilatietechniek dat het installatiewerk zich snel van werf verplaatst. Onze montageteams hebben dagelijks vaak 2 werven op de planning. Nu kunnen we vanuit onze planningstool projecten ingeven, medewerkers aan projecten toewijzen etc zodat deze automatisch worden aangemeld. Ook in de loop van de dag zelf kan de planning nog worden aangepast. Eén medewerker op de binnendienst volstaat om dit dagelijks kort op te volgen. Het surplus aan data stelt ons bv. ook in staat om op een transparantere manier de verschillende profielen (projectleiders, architecten…) bij onze eindklanten op een geëigende manier te benaderen en nieuwe partners te implementeren.”
Sterk teamwork met een sectorspecialist
Verschillende integratoren bieden Business Central aan en implementeren het ERP-systeem, elk op hun eigen manier. Van waar de keuze voor Astena? ‘Bij Astena spraken vooral de projectwerking en de manier waarop er naar budgetten werd gekeken, ons aan. Net als het teamwork en bepaalde features. De manier waarop Astena onze samenwerking voorstelde, maakte indruk: de initiële opzet, de opdeling in fases, het aanduiden van key users per afdeling voor het opleiden van medewerkers, de feedbackfase van onze kant… Een tweede reden waarom onze keuze op Astena viel, waren de opleidingen op maat van ons bedrijf. In eerste instantie volgden enkele key users binnen Juvah de opleiding door Astena-experten. Later volgden onze CEO, onze CFO en ikzelf als opleidingscoördinator. Vanuit onze helikoptervisie konden collega’s en ikzelf vervolgens opleidingen op maat voor gespecialiseerde teams van medewerkers verzorgen”, aldus Roel Cools. “Met bij elke stap een doorlooptijd waarbij er bepaalde zaken konden worden uitgetest. Die kanalisering in de tijd was ook nodig om de implementatie - testfase, acceptatiefase, uitvoeringsfase, live gaan - van Business Central vlot te laten verlopen. De samenwerking werd ook op alle mogelijke manieren gefaciliteerd door Astena. Er waren deep dive sessies rond bepaalde thema’s, de initiële opleidingen werden op video opgenomen, bij het opmaken van handleidingen kregen we assistentie... “
Efficiënter, meer data-driven, werken
“Inmiddels is Juvah 1 jaar live met de operationele modules in Business Central, onze boekhouding is reeds sinds 2022 live, toen een speed-implementatie noodzakelijk na enkele fusies. Er wordt reeds efficiënt in het systeem gewerkt. Na het financiële luik werden sales, calculatie en de module projectwerking afgerond, nu is de dienst naverkoop aan de beurt. Dit alles impliceert dat Juvah nu meer data-driven kan functioneren”, zegt Roel Cools. “Dit betekent o.m. dat we nu - op basis van data - kunnen nagaan met welke montageteams de samenwerking optimaal verloopt en waar er soms problemen opduiken. Bedoeling is ook dat we, op termijn en op het juiste moment, bepaalde klanten kunnen overdragen naar één van onze filialen.”
Performante planningstool & een app voor de installateur
Naast de centrale database van Business Central biedt Astena ook een aantal randoplossingen aan. “Zo is er Visual Planning, de planningstool waarmee Juvah projecten inplant. Hiermee kon Juvah vrijwel direct na de opstart van de samenwerking met Astena live gaan. Een modelvoorbeeld op het vlak van change management. Deze planningstool is het meest tastbare instrument waarmee de projectwerking direct aan de slag kon, waarmee overzichten kunnen worden gegenereerd etc”, zegt Roel Cools. “Microsoft Power Apps maakt het de installateur dan weer mogelijk om zijn eigen specifieke planning over te nemen en te visualiseren. Met dit transparant en overzichtelijk instrument kan hij op een vlotte manier een werf registreren, werkuren doorgeven etc. Ook werfverslagen en foto’s kunnen worden toegevoegd. Ook Document Output - een module waarbij we mails automatisch kunnen verzenden en facturen automatisch inlezen via OCR scanning - is een interessante applicatie. Een andere, momenteel reeds gebruikte, connector is de link met Company Web. Deze toont actuele gegevens over de financiële gezondheid van bedrijven, een essentieel instrument voor de afdeling Finance binnen Juvah. Isabel Connect is een andere module waarmee Juvah binnenkort automatisch betalingen vanuit Business Central zal kunnen verrichten.”
Digitale architectuur in kaart
Doelbewust werd de service-module binnen Business Central vooralsnog niet geïmplementeerd. In overleg met Astena opteerde Juvah voor een tijdelijke oplossing. In afwachting van de verdere uitrol van het Astena-platform brengt de Chief Technical Officer van Juvah de globale digitale architectuur van het bedrijf (inclusief de vestigingen, en de holding waarvan Juvah deel uitmaakt), en de prioriteiten inzake investeringen, in kaart.
Artikel door Philip Declercq voor Cool & Comfort - https://www.coolandcomfort.be/nl/ (FCO media)
Plan uw Peppol to do's en wees op tijd klaar voor de verplichte e-facturatie - Herbekijk het webinar
Bij het doorvoeren van e-facturatie in België in 2026 zullen bedrijven stap voor stap verplicht zijn elektronische facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Maar dat wist u waarschijnlijk al. Facturen aanbieden en ontvangen in XML-formaat via een gecertificeerd platform zal zijn definitieve intrede doen. Hoe kan je hier aan beginnen en hoe werkt het dan als je e-factureren wil verzenden rechtstreeks vanuit je ERP? Veilig uitwisselen van elektronische facturen vanuit uw ERP wordt de nieuwe norm. Ontdek bij Astena de geautomatiseerde factuurverwerking met softwaretoepassingen van Continia en de integratie met Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-systeem.
Welke voordelen ontdek je?
- Vooruit kijken naar wat komt en wanneer welke stappen zetten?
- Klaar zijn voor de nieuwe regelgeving.
- Veiliger factureren.
- Efficiënter factureren.
- Tijdswinst op de boekhouding.
- Paperless werken, einde van bergen papier.
Peppol-ready zijn met Dynamics 365 Business Central is eenvoudig!
Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central
Microsoft Copilot voor Business Central in the cloud is een geïntegreerde door AI aangedreven assistent die ondersteunt, de productiviteit verhoogt en vervelende taken voor jou klaart. Copilot is 's werelds eerste door AI aangedreven assistent in een ERP-systeem. Met Copilot in Business Central bieden kleine en middelgrote organisaties hun werknemers intuïtieve AI-tools.
Business Central bevat Copilot via een chatinterface waarmee gebruikers snel tekst kunnen generen of bijvoorbeeld via spraak eenvoudige opdrachten zoals lijsten kunnen genereren. Copilot bevat een voortdurend uitbreidende reeks mogelijkheden die gebruikers in verschillende rollen en taken helpen.
Enkele voordelen van Copilot
- Verhoogde productiviteit: Copilot automatiseert taken binnen CRM- en ERP-systemen, waardoor medewerkers efficiënter kunnen werken.
- Verbeterde creativiteit: Copilot biedt intuïtieve AI-tools die de creativiteit van medewerkers stimuleren.
- Inzichten in financiële transacties: Copilot biedt contextuele antwoorden op vragen via chat en e-mail, wat zorgt voor snellere en nauwkeurigere reacties.