Digitaal platform met Business Central geeft ALFA TI meer inzichten in projecten
Alfa TI (Alfa Technical Installations) deel van Bouwgroep Van Roey opent dit keer de december editie van End-to-End Digitaal.
End-to-End Digitaal is een initiatief van Astena om de installatie-sector te informeren met kennis over het inzetten van bedrijfssoftware als een platform van cloud-oplossingen. In een immer streven naar automatisering en optimalisatie van processen zien we duidelijker dan ooit dat bedrijfssoftware wordt bekeken één geheel met een ERP-systeem, de ruggengraat van alle data, omringt met business-apps, recent ook met artificiële intelligentie, en standaard naadloos geconnecteerd en geïntegreerd.
Bedrijfssoftware selecteren evolueert al snel naar een beoordeling van het 'platform', de kwaliteit van het geheel.
Het Astena Team
Nieuwsbrief december 2024
1. Business Central geeft Alfa TI meer inzichten in projecten
2. Wat is jouw ideale tijdlijn voor ERP cloud migratie?
3. Planning speelt een sleutelrol in het halen van de doelstellingen en tevreden klanten
Business Central geeft Alfa TI meer inzichten in projecten
Grootschalige technische installaties beheren met cloud-ERP
Als specialist in grootschalige technische installaties voor de industriële markt en de utiliteitssector is Alfa Technical Installations (Alfa TI) het grootste bedrijf binnen Alfa Group. Sinds kort werkt Alfa TI met Business Central for Installation van Astena. “Binnen ons nieuwe ERP-systeem kunnen we vlotter op projectniveau zoeken en inzicht verwerven”, aldus Ilse Van Cauwenberghe, Finance Director van Alfa Group.
“Astena stelde een sectoroplossing voor, Business Central for Installation, die aansluit op de standaard Business Central versie, met een minimum aan bijkomend maatwerk” duidt Ilse Van Cauwenberghe, Finance Director van Alfa Group
ERP voor projectleiders geeft meer en sneller inzicht in het project
Reeds bij de vorige omschakeling naar een ander ERP-systeem in 2016 stond Astena op de shortlist van bedrijven die in aanmerking kwamen voor het migratietraject. Toen werd vanuit budgettair oogpunt voor een andere aanbieder geopteerd. “Door de jaren stelden we vast dat dit systeem op zijn grenzen liep, o.m. door het feit dat het nog serverbased was. Lees: niet in de cloud werkte. De interface - iets waar onze jongere medewerkers meer en meer belang aan hechten - was ook niet meer bijdetijds. En ook functioneel stootten we op een aantal beperkingen. Voor onze projectleiders was het niet evident om op die manier inzicht te verwerven in een project”, aldus Ilse.
Gestructureerde manier van werken en strikte budgettaire aanpak
Sectorspecialist met brede sectoroplossing
“Bij de keuze voor Astena gaven de manier van samenwerken, de budgettaire aanpak en het teamwork de doorslag. Zij stelden een sector-oplossing voor met een minimum aan bijkomend maatwerk. Dit resulteerde in de keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central (standaard Microsoft oplossing) en Business Central for Installation (Astena oplossing), gekoppeld aan enkele randoplossingen”, aldus Van Cauwenberghe.
Minimale ballast meenemen
Een dergelijk migratietraject is een leerproces. Ook ditmaal. “Het traject dat Astena voorstelde, overtuigde ons. Zij adviseerden ons om het traject voldoende op te splitsen in deelprojecten en gefaseerd te werk te gaan. Ook werd er uitdrukkelijk op aangedrongen om zo weinig mogelijk ballast aan data uit het vorige ERP-pakket (bv. leveranciers waarmee niet meer wordt samengewerkt, verouderde adresbestanden etc) naar het nieuwe systeem mee te nemen.“
Voortraject
“Een aanvankelijk te ruim samengestelde werkgroep - alle Alfa TI key-users en een Astena project team - zorgde ervoor dat er moeilijk knopen konden worden doorgehakt. Daarom werd beslist dat een kernteam - de Technical Director, de IT-specialist en de Finance Director van Alfa Group - een voortraject met het Astena-project team zou volgen. Dit kernteam was zeer betrokken en ging voor een oplossing binnen de standaardmogelijkheden van Business Central for Installation. Pas later werd het projectvoorstel ook aan de grotere groep key-users voorgesteld. O.m. aan onze senior projectleiders en het boekhoudteam die rechtstreeks betrokken zijn bij elke projectapplicatie. Belangrijk was wel dat zij en cours de route bij het traject betrokken bleven”, zegt Van Cauwenberghe. “Door de gefaseerde aanpak van Astena komen key- en endusers heel snel in aanraking met het operationele systeem. Hierdoor kunnen we heel snel mogelijke issues detecteren, bespreken en indien nodig oplossen.”
Visual Planning
Aan het nieuwe ERP-pakket zijn ook meerdere randoplossingen gekoppeld. Het vorige ERP-pakket waar Alfa TI gebruik van maakte, voorzag niet in een planningstool as such. Voorheen werd de planning manueel in Microsoft Excel ingegeven. Met Visual Planning dat volledig geïntegreerd is met de oplossing van Astena beschikt het bedrijf over een planningstool, een instrument waarmee makkelijk inzichten kunnen worden gegenereerd. “Met Visual Planning heeft de planningsverantwoordelijke een tool die overzichtelijker werkt en minder foutgevoelig is. Zowel naar de korte termijn planning als naar de planning op lange termijn geeft Visual Planning ons meer inzichten. Zo kunnen we snel en accuraat nagaan of er bijvoorbeeld voor de toekomst al dan niet voldoende capaciteit is om nog bijkomende projecten in te plannen”, zegt Van Cauwenberghe. Meer over Visual Planning
Document Capture van Continia Software
Een andere randoplossing waarvan Alfa TI gebruik maakt, is Document Capture, Een module die ervoor zorgt dat inkomende facturen op een semi-automatische manier worden ingelezen. Dit impliceert bijvoorbeeld dat men - per leverancier - onmiddellijk bepaalde informatie (een projectnummer, bedragen ter betaling, etc) kan terugvinden. Inkomende facturen moeten niet langer manueel door een desk-medewerker worden ingegeven. Heel wat velden zijn reeds vooraf ingevuld, wat tijdwinst en meer efficiëntie oplevert.
Geodynamics Connector
Daarnaast is er ook de Geodynamics Connector. Middels een device in de camionette of op de werf op te hangen kunnen arbeiders badgen bij de aanvang van hun werkdag, de werf waarop ze aan de slag zijn bevestigen etc. Deze data wordt door de Geodynamics Connector automatisch ingelezen in Business Central for Installation.
Power BI
“Tenslotte maken we gebruik van de rapporteringstool Power BI van Microsoft, die onze projectleiders toelaat makkelijk de vinger aan de pols te houden. Dit zorgt voor een grotere transparantie in de projectvoering en maakt het mogelijk, indien nodig, te anticiperen”, besluit Van Cauwenberghe. Meer over Power BI
Wat is jouw ideale tijdlijn voor ERP cloud migratie?
Cloud omarmen
Massaal werken vanuit het thuiskantoor was zonder cloud technologie nooit mogelijk geweest. Hetzelfde verhaal voor online onderwijs, online gezondheidszorg en vele voorbeelden uit andere domeinen en industrieën. Maar dat betekende ook dat IT-leveranciers gedwongen werden om (sneller) over te schakelen naar een Cloud First strategie. De cloud is dus waar ERP- en CRM-leveranciers tegenwoordig hun R&D-budgetten besteden! En dat gaat natuurlijk ten koste van de eerder geplande innovaties in hun traditionele on-premise oplossingen. Die komen daar later beschikbaar. Of helemaal niet meer!
Als jij (te) lang met jouw huidige on-premise oplossing blijft werken betekent dit dat je jezelf van de echte innovatie isoleert. En wat betekent het voor jullie concurrentiepositie als jouw concurrenten die stap nu al zetten? En daardoor hun klanten beter, sneller en goedkoper van dienst kunnen zijn?
Als je naar je IT-strategie voor de lange termijn kijkt, moet de vraag niet langer zijn of je naar de cloud migreert, maar wanneer je dat doet. En als je die stap dan toch moet zetten, wat zijn dan de voordelen om het uit te stellen?
Hier zijn een paar waardevolle overwegingen voor het definiëren van jouw ideale tijdlijn:
- Een migratie komt voor jouw organisatie nooit gelegen. Ook niet als je deze stap nog een jaar (of twee) uitstelt!
- Je kunt anticiperen op een aanvankelijk lichte, maar vervolgens toenemende drang van jouw huidige leverancier om over te stappen. Denk aan beperking van de mogelijkheden voor jouw huidige oplossing en aan stijgende kosten voor ondersteuning.
- Overweeg de beschikbaarheid van de juiste resources bij jouw implementatie partner. Zijn die voor jou beschikbaar op het moment dat jullie er klaar voor zijn? Wat als je achteraan in de rij moet aansluiten?
Bedenk dat de beschikbaarheid van kennis in de markt van (de versie van) jouw bestaande on-premise oplossing verder onder druk kan komen te staan.
Is het voor jullie om juridische of technische redenen nog niet mogelijk om al op korte termijn naar de cloud kunt migreren, besluit dan in ieder geval om op korte termijn naar de meest recente on-premise versie te upgraden. Zo ben je voorlopig in ieder geval van de best mogelijke ondersteuning verzekerd.
Contacteer astena's account team voor jouw vragen over cloud-ERP
Planning speelt een sleutelrol in het halen van marges én tevreden klanten
Installatiebedrijven in beveiliging, HVAC, elektrotechnieken, ... combineren projectwerk met technische interventies. We mogen gerust zeggen dat planning een sleutelrol speelt bij het vermijden van onnodige kosten door gebruik van verkeerde locaties, onnodige verplaatsingen, ontbreken van materieel, ...
Hoe kan planningssoftware geld besparen?
- Techniekers en installatieploegen adequaat inzetten.
- Coördinatie van lopende en toekomstige projecten.
- Tijdig materieel reserveren.
- Conflicten vermijden.
- Communicatie van de planning.
Het hoort allemaal bij de dagelijkse uitdagingen. We mogen gerust zeggen dat planning een sleutelrol speelt bij het halen van rendement en tevreden klanten.
Wat zeggen de installateurs over hun ervaring?
"Op een vrij korte tijd koppelde onze ERP-partner, Astena, Visual Planning met Business Central. We herkennen nog steeds de oude XLS-planschermen dat scheelde bij ingebruikname. De vijf projectleiders hebben ondertussen meer tijd voor werfbezoeken en beheren ook meer werven. Onze groei zal op die manier gecontroleerd blijven gebeuren, zonder verlies aan kwaliteit."
Tom De Rouck, Operations Manager bij Electro 80
Visual Planning
Herkent u één of meerdere van deze problemen in de administratie van een installatie-project of onderhoudsopdrachten? Astena heeft beproefde oplossingen bij ruim 200 bedrijven in Vlaanderen.
Visual Planning is één oplossing waarmee u interventies of projecten, techniekers, werkploegen, materieel en materieel eenvoudig en overzichtelijk op elkaar afstemt. Zo garandeert u de uitvoering volgens afspraken en dat in een flexibele en personaliseerbare planningssoftware! En, je kiest zelf of deze planning geheel los of met je ERP-systeem verbonden is.
Visual Planning en de vele mogelijkheden leren kennen via een demo?
Power BI is hot
Power BI biedt een flexibel alternatief voor de ingebouwde rapporten van Business Central en stelt u in staat verder in te zoomen op gegevens om ze te analyseren en om de visualisatie aan te passen. U kunt hiermee zelfs gegevens van verschillende bedrijven samenvoegen in Business Central. Sommige Power BI-rapporten kunnen ook worden ingesloten in Business Central en worden bekeken zonder dat de gebruiker het systeem hoeft te verlaten. Als u werkt met complexere dashboards, kunt u beter de Power BI-website gebruiken.
Power BI is waardevol voor installatiebedrijven omdat:
- Managers en technici snelle en geïnformeerde beslissingen kunnen nemen via realtime projectdashboards en rapporten.
- Power BI maakt het mogelijk om up-to-date cijfers en visualisaties te delen met teamleden. Dit bevordert de samenwerking in het bouwteam of tussen klant en technieker.
- Power BI is ontworpen om rapporten te automatiseren en laat toe aan mensen zonder diepgaande technische kennis cijfers in kaart te brengen.
- Power BI biedt sterke beveiligingsopties Essentieel voor installatiebedrijven die vaak met gevoelige klantinformatie werken.
Uit onze jarenlange ervaring beschikken we uit ruime kennis over rapportering van project- en service-KPI's. We introduceren u graag in de wereld van Power BI.
We luisteren graag naar jullie rapporteringsnoden.