Klaar voor verdere groei met ERP-pakket

Gebrek aan overzichtelijke bedrijfsvoering, weinig aanpassingen mogelijk in verouderde software

“De Clerck is al jaren gespecialiseerd in de productie en de plaatsing van kunststof raam- en deurprofielen. Op de nieuwe site gaan we ook aluminium profielen verwerken. Hiervoor namen we een nieuw calculatieprogramma in gebruik, LogiKal, dat perfect voldoet aan de noden van onze sector. Door dit programma in te voeren, kwam ook de vraag of we met ons huidig ERP-systeem zouden blijven werken. Al snel bleek dat er een consensus was: het is verouderd en aan vernieuwing toe. Bovendien is het een pakket met veel maatwerk, waardoor het niet vlot meer ondersteund wordt en er weinig aanpassingen of uitbreidingen mogelijk zijn. Niet ideaal voor een bedrijf in volle bloei,” aldus Frederik.

Er waren 2 keuzes: een sectorspecifieke projectmodule of een algemener standaardpakket voor de projectsector. “Samen met mijn team testte ik de beide mogelijkheden uit. We kozen voor standaardsoftware omdat dit een zeer vlotte integratie mogelijk maakt met alle aspecten van onze bedrijfsvoering: boekhouding, bestellingen, projectopvolging, rapportering… Daar waren we echt naar op zoek, want in het huidige verouderde systeem werken we met 7-tal losse programma’s. ik moet er wellicht geen tekening bij maken: dit verloopt niet overzichtelijk en efficiënt.”

Solide standaardsoftware met zicht op alle aspecten van het bedrijf, meer controle en groeimogelijkheden

“Naast het feit dat ze een krachtig standaardpakket bieden, kozen we voor Astena omdat ze veel goede referenties hebben in onze sector, bijvoorbeeld Vorsselmans. Dat geeft veel vertrouwen. Het nieuwe ERP biedt controle en overzicht op alle aspecten van ons bedrijf en is gekoppeld met onze calculatiemodule, LogiKal. Meer nog, Astena zal de huidige interface van de calculatie nog gebruiksvriendelijker maken! Een andere doorslaggevende factor was het Microsoft-gegeven. Ik geloof sterk in de vele nieuwe mogelijkheden van hun software, bijvoorbeeld de uitbreiding met Microsoft Power Apps en de inzichten die Power BI ons levert. Werken met Microsoft is investeren in de toekomst! Dit beslissingstraject verliep trouwens volledig digitaal, gezien de gezondheidscrisis.”

De 50 medewerkers van De Clerck zijn enthousiast over het nieuwe systeem dat er in fasen is gekomen. “Ze zijn er zelf vragende partij voor. De voorbije jaren hielden we alle noodzakelijke veranderingen aan de software nauwgezet bij. Er kon telkens maar zo’n 10% van aangepast worden: erg frustrerend. Ik heb er vertrouwen in dat Astena sneller zal kunnen schakelen en vlot mee zal gaan in gewenste uitbreidingen en aanpassingen. Dit zal de werkmotivatie verhogen bij onze mensen. Niet enkel de bedienden zullen er trouwens mee werken, ook onze arbeiders. Zij krijgen een tablet mee naar de werf. Hierop kunnen ze de planning en plannen raadplegen, zelf foto’s en werfverslagen plaatsen… Dit verhoogt hun betrokkenheid bij hun werk.” Deze projectportaal, op basis van SharePoint, staat ondertussen klaar achter de schermen. We kijken voor een goed moment om dit uit te rollen. Vanaf dat ogenblik nemen ook zij afscheid van papieren rapportering."

De digitale transformatie van De Clerck verliep, zoals in alle verandertrajecten, stapsgewijs. “In de eerste fase bleven we min of meer werken zoals met ons vroegere softwarepakket, maar dan op een modernere manier en op een gebruiksvriendelijk platform met groeimogelijkheden. Sinds januari 2021 zijn we live met de nieuwe kantoorsoftware met o.a. boekhouding en projectbeheer. En namen we ook een nieuwe planningstool in gebruik."

"Corona heeft het ons niet makkelijk gemaakt en de implementatie van onze aankoop/voorraad module vertraagd. In de volgende fase worden dan bijkomende apps geïntegreerd zodat alle aspecten van onze bedrijfsvoering in één systeem terecht komen."

Ik verwacht dat we straks een pak sneller en efficiënter zullen kunnen werken met meer rapporten, visuele voorstelling van de KPI’s… Kortom, extra controle over ons bedrijf en een aangenamere manier van werken. Ik kijk er alvast naar uit!”

Mocht Frederik zichzelf een tip geven over de uitvoering van een ERP-traject, dan gaat zijn advies vooral richting een interne verantwoordelijke die hem kan bijstaan en mee de druk op de ketel houdt.

De Clerck Ramen en Deuren

Al meer dan 50 jaar is De Clerck specialist in het maken en plaatsen van ramen & deuren voor nieuwbouw en renovatie. Als familiebedrijf hebben ze altijd hun eigen koers gevaren. Dankzij eigen productie houden ze de touwtjes stevig in handen én zijn ze flexibel om soepel mee te bewegen met de dromen en wensen van hun klanten. 

Het bedrijf is volop aan het uitbreiden en daarom verhuizen ze binnenkort naar een grotere site. Om onze groei te ondersteunen, hebben we een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk ERP-systeem nodig dat toelaat om de bedrijfsvoering te optimaliseren,” vertelt zaakvoerder Frederik De Clerck, inmiddels de derde generatie in het bedrijf.