Gestructureerde manier van werken en strikte budgettaire aanpak
Sectorspecialist met brede sectoroplossing
“Bij de keuze voor Astena gaven de manier van samenwerken, de budgettaire aanpak en het teamwork de doorslag. Zij stelden een sector-oplossing voor met een minimum aan bijkomend maatwerk. Dit resulteerde in de keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central (standaard Microsoft oplossing) en Installation Manager (Astena oplossing), gekoppeld aan enkele randoplossingen”, aldus Van Cauwenberghe.
Minimale ballast meenemen
Een dergelijk migratietraject is een leerproces. Ook ditmaal. “Het traject dat Astena voorstelde, overtuigde ons. Zij adviseerden ons om het traject voldoende op te splitsen in deelprojecten en gefaseerd te werk te gaan. Ook werd er uitdrukkelijk op aangedrongen om zo weinig mogelijk ballast aan data uit het vorige ERP-pakket (bv. leveranciers waarmee niet meer wordt samengewerkt, verouderde adresbestanden etc) naar het nieuwe systeem mee te nemen.“
Voortraject
“Een aanvankelijk te ruim samengestelde werkgroep - alle Alfa TI key-users en een Astena project team - zorgde ervoor dat er moeilijk knopen konden worden doorgehakt. Daarom werd beslist dat een kernteam - de Technical Director, de IT-specialist en de Finance Director van Alfa Group - een voortraject met het Astena-project team zou volgen. Dit kernteam was zeer betrokken en ging voor een oplossing binnen de standaardmogelijkheden van Installation Manager. Pas later werd het projectvoorstel ook aan de grotere groep key-users voorgesteld. O.m. aan onze senior projectleiders en het boekhoudteam die rechtstreeks betrokken zijn bij elke projectapplicatie. Belangrijk was wel dat zij en cours de route bij het traject betrokken bleven”, zegt Van Cauwenberghe. “Door de gefaseerde aanpak van Astena komen key- en endusers heel snel in aanraking met het operationele systeem. Hierdoor kunnen we heel snel mogelijke issues detecteren, bespreken en indien nodig oplossen.”
Visual Planning
Aan het nieuwe ERP-pakket zijn ook meerdere randoplossingen gekoppeld. Het vorige ERP-pakket waar Alfa TI gebruik van maakte, voorzag niet in een planningstool as such. Voorheen werd de planning manueel in Microsoft Excel ingegeven. Met Visual Planning dat volledig geïntegreerd is met de oplossing van Astena beschikt het bedrijf over een planningstool, een instrument waarmee makkelijk inzichten kunnen worden gegenereerd. “Met Visual Planning heeft de planningsverantwoordelijke een tool die overzichtelijker werkt en minder foutgevoelig is. Zowel naar de korte termijn planning als naar de planning op lange termijn geeft Visual Planning ons meer inzichten. Zo kunnen we snel en accuraat nagaan of er bijvoorbeeld voor de toekomst al dan niet voldoende capaciteit is om nog bijkomende projecten in te plannen”, zegt Van Cauwenberghe. Meer over Visual Planning
Document Capture van Continia Software
Een andere randoplossing waarvan Alfa TI gebruik maakt, is Document Capture, Een module die ervoor zorgt dat inkomende facturen op een semi-automatische manier worden ingelezen. Dit impliceert bijvoorbeeld dat men - per leverancier - onmiddellijk bepaalde informatie (een projectnummer, bedragen ter betaling, etc) kan terugvinden. Inkomende facturen moeten niet langer manueel door een desk-medewerker worden ingegeven. Heel wat velden zijn reeds vooraf ingevuld, wat tijdwinst en meer efficiëntie oplevert. Meer over Document Capture
Geodynamics Connector
Daarnaast is er ook de Geodynamics Connector. Middels een device in de camionette of op de werf op te hangen kunnen arbeiders badgen bij de aanvang van hun werkdag, de werf waarop ze aan de slag zijn bevestigen etc. Deze data wordt door de Geodynamics Connector automatisch ingelezen in Business Central Installation Manager.
Power BI
“Ook maken we gebruik van de rapporteringstool Power BI van Microsoft, die onze projectleiders toelaat makkelijk de vinger aan de pols te houden. Dit zorgt voor een grotere transparantie in de projectvoering en maakt het mogelijk, indien nodig, te anticiperen”, besluit Van Cauwenberghe.