Bouwbedrijf Zolderse Dakprojecten vergroot marges

Stevige groei zorgde voor uitdagingen

Stevige groei

Met een omzetgroei van 21 naar 30 miljoen euro was 2015 een topjaar voor het Lummense dakwerkbedrijf. Dat leidde tot een uit de kluiten gewassen KMO van vandaag met 100 medewerkers, 150 onderaannemers, 1250 offertes, tienduizenden vierkante meters da.k en prestigieuze projecten zoals het NATO-gebouw in Brussel en het Havenhuis in Antwerpen. Die groei bracht ook uitdagingen mee vertelt Bart Verjans, Director Administration en Finance: “Als familiebedrijf zat het idee van ‘keihard werken en we komen er wel’ ingebakken in ZDP. Door onze groei was dat niet meer houdbaar. Er was nood aan meer structuur en end-to-end digitaal werken. We zagen hiervoor een oplossing in een ERP-systeem.”

Ervaring met de bouw

Mogelijkheid tot uitbreiden, performant en niet nodeloos complex. 
Uit eigen analyse en gesprekken met een implementatiepartner bleek Business Central het ideale ERP-pakket voor Zolderse Dakprojecten. “We voerden een volledige analyse van onze noden uit en schreven ook onze processen neer samen met een Business Central-partner”, vertelt Verjans. “Die zou initieel ook de implementatie doen. Dat contract was bijna rond toen Astena ons opbelde om zich voor te stellen. Een beetje te laat dacht ik, maar geïntrigeerd door hun jarenlange ervaring in de bouw vroeg ik hen toch een voorstel te doen. Zij gingen tijdens het weekend aan de slag om een plan en offerte uit te werken en dat overtuigde. Waar onze eerdere partner nog veel zaken van nul moest ontwikkelen, had Astena dit al kant-en-klaar in modules door hun ervaring en kennis over de sector. Dat zorgde voor een vlotter traject en verlaagde de kosten gevoelig.”

Een geslaagde eerste stap, dynamisch bijsturen en een extra boost met apps

Een geslaagde eerste stap

Met een aantal gewenste resultaten voorop, begon ZDP samen met Astena aan de implementatie. Verjans: “We hadden twee duidelijke doelen voor ogen: de digitale circkel rond maken zodat er end-to-end gewerkt kon worden en het opkrikken van transparantie en efficiëntie. Na de implementatie hadden we dat eerste doel bereikt. Ook de tweede succesfactor was al gevoelig verbeterd, maar omdat ook onze manier van werken een grondige make-over onderging, kostten sommige zaken wat meer tijd. Zo moest er ineens voor elke vijs een bestelbon aangemaakt worden. 

Dynamisch bijsturen en uitbreiden

“Om nog vlotter met Business Central te werken, lanceerden we anderhalf jaar na de implementatie een tweede golf gericht op gebruiksgemak en extra opleiding. Zo bereikten we ook ons efficiëntie-doel met gemak. Sinds enkele maanden zijn we met Astena nu aan een derde golf bezig om nog meer de digitale kaart te trekken. Zo willen we graag een Business Intelligence-platform bovenop onze ERP zetten. Dan maken we in enkele klikken analyses die we meenemen in strategische beslissingen zoals welke klanten en segmenten we al of niet benaderen of, welke projecten dienen bijgestuurd te worden. Daar was vijf jaar geleden al sprake van, maar nu pas zitten de data en processen goed genoeg om er mee verder te gaan”, aldus Verjans.

Een extra boost met applicaties

“Met het Microsoft Power Platform – dat we eenvoudig aan Business Central hangen – bouwen we ook applicaties om het werk te vereenvoudigen en on-the-go input en output te hebben”, gaat Bart Verjans verder. “Astena bouwde voor ons al drie apps. De eerste is tijdsregistratie voor arbeiders. Daarbij stappen we af van papieren die ingevuld worden door de werfleider en de track-en-trace van bestelwagens. Arbeiders registreren hun uren eenvoudig via de app en geven ook aan wat ze gedaan hebben. Die extra gegevens geven ons meer inzicht in onze werven. Een tweede app is voor de service-bon bij onderhoud of herstellingen. Die maak je via de app op met commentaar, uren, foto’s en materiaal. De klant kan dat meteen tekenen en tegen dat de technieker goed en wel de deur uit is, zit de factuur in de inbox. Als voorlopig laatste hebben we voor offertes in de particuliere markt een toepassing. Een verkoper komt ter plaatse opmeten en maakt meteen een voorstel dat getekend kan worden. De klant krijgt een link met alle informatie en volgt daar later de status van het project met afbeeldingen op. We plannen nog meer applicaties te maken met Astena, maar deze drie bewezen hun meerwaarde en maken al een enorm verschil.”

Concrete voordelen en tips uit een jarenlange samenwerking

Bredere marges

De samenwerking met Astena resulteerde door de jaren heen in concrete voordelen voor ZDP, vertelt Verjans: “Zowel op project- als bedrijfsniveau hebben we meer grip op wat er gebeurt. Loopt een werf zoals het moet? Hoe stroomlijnen we onze organisatie? Daar vinden we nu een antwoord op. De centralisatie van informatie en verhoogde efficiëntie zorgt ook voor een betere dienstverlening naar de klant toe. Daar zijn onze nieuwe apps een uitstekend voorbeeld van. Een prospect krijgt tijdens het plaatsbezoek al een offerte. Onze absolute marges zijn ook gestegen. De ERP-software zorgt voor meer inzichten over onze verkoop of product-marktcombinaties. We gaan gerichter te werk en weten in welke opdrachten we uitblinken. In plaats van alles zomaar aan te nemen, kijken we op voorhand welke werf winstgevend zal zijn. We nemen dus betere strategische beslissingen en dat heeft een sterke impact op onze marges en organisatie in het algemeen. Hierdoor hebben we onze initiële investering al dubbel en dik terugverdiend.”

Tips

Een vaste consultant en intern team

Dat Zolderse Dakprojecten bij Astena goed zit, bewijst de jarenlange samenwerking. Iets wat Bart Verjans beaamt: “Dat hun kennis over onze sector een meerwaarde is, staat als een paal boven water. Los daarvan is het gewoon fijn samenwerken met hen. Tijdens het traject werd het me duidelijk dat een vast team om het project te trekken van groot belang is. Bij Astena kregen we een toegewijde consulent voor het grootste gedeelte van het project die ons echt door en door kende. Dat had zeker een positieve impact op het resultaat. Ze stelden zich flexibel op en hielden het project draaiende. Zelf hadden we in het begin niet de bandbreedte om met een gestructureerd team hieraan te werken. Toch zijn we op geen enkel moment stil gevallen.

Maximaal werken met hetzelfde team – zowel intern als bij je partner – gedurende een ERP-traject is cruciaal om de slaagkansen te verhogen. Hoewel je dit nooit 100 procent kan garanderen, kan je er wel voor zorgen dat ervaren mensen maximaal worden vrijgemaakt om mee te werken.”

Zorg voor een projectsponsor

Een ERP-implementatie heeft vaak een grote impact op je bedrijf. Om iedereen te motiveren om hun steentje bij te dragen, is een projectsponsor belangrijk. Dat kan bijvoorbeeld de zaakvoerder zijn die uitstraalt dat dit een absolute prioriteit is.

Het juiste team

Zorg voor een team in jouw organisatie dat het project mee stuurt. Uiteraard is er de project manager die alles opvolgt. Daarnaast zorg je best ook voor een key user per departement die niet alleen de implementatie mee vorm geeft, maar ook als ambassadeur op de werkvloer fungeert.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is in veel gevallen belangrijk, en zeker bij een ERP-project. Zorg dat al je basisdata in orde staat en stel actief vragen over hoe je het wilt organiseren. Denk ook zeker na over je processen. Achteraf aanpassen kan, maar is niet ideaal.

Ontvang het ganse artikel in PDF

Een gesprek over hoe u de digitale stappen van Zolderse Dakprojecten ook voor uw bedrijf realiteit ziet worden? Neem contact met Astena via 09 296 31 14 of info@astena.be