Woema automatiseert met Dynamics 365 Business Central

Nood aan meer mogelijkheden

Op dag één, Woema ging van start in 2013, werd er gekozen voor een CRM-pakket. Projectjes van tienduizend euro werden ondertussen projecten tussen de 300.000 en 2.000.000 euro. De nood aan meer mogelijkheden drong zich op: van uitgebreide calculatie, over diepgaande margeberekeningen, gedetailleerde inkooporders en verkooporders, tot het kunnen bekijken van de volledige flow op regelniveau. De oplossing moest bovendien future proof zijn.

Na een zoektocht van twee jaar ging de voorkeur naar Microsoft Dynamics 365 Business Central plus Astena's uitbreiding voor de bouw. Met een sector-ERP kan je nu eenmaal meer processen in de diepte gaan afdekken. Een bewuste keuze voor een standaardpakket in een SAAS-omgeving, maar daarom geen gemakkelijke keuze.

Simon: “De ideale oplossing bestaat niet. We gaven de voorkeur aan gespecialiseerde software in de cloud, omdat je zo mee evolueert met de vooruitgang in technologie en de veranderingen in de branche. Astena volgt die visie al langer. Ze kennen de processen van aannemers, installatiebedrijven en projectontwikkelaars en vertolken hun rol als adviseur, architect en implementator door Microsoft tools te matchen met sectorkennis.”

Het volledige interview met Simon Suys, Gedelegeerd Bestuurder bij Woema, kan je hier downloaden >

Zoektocht van twee jaar naar de ultieme ERP-oplossing

De zoektocht leidde van typische bouwoplossingen zoals Robaws en Bouwsoft, tot gespecialiseerde oplossingen in Scandinavië, om uiteindelijk uit te monden in België bij Astena. Het bedrijf maakt gebruik van Business Central, het ERP-pakket van Microsoft dat vroeger ook gekend was als Dynamics NAV. Astena ontwikkelde er met een team van programmeurs en solution architects haar eigen laag bovenop. Dit opdat je kan calculeren en het project opvolgen op een manier waarmee we in België vertrouwd zijn. Denk bijvoorbeeld aan het inlezen van bestekken, het gebruiken van de VMSW-classificatie of werken met geschikte vertalingen in het Nederlands of het Frans.

Simon ging ver in de zoektocht naar perfectie. Vooreerst moest de oplossing aan een aantal voorwaarden voldoen. Simon wou geen op maat geschreven programma, maar standaardsoftware: “Zo niet riskeer je binnen vijf of tien jaar aan te kijken tegen een enorme kost om opnieuw te actualiseren. De ideale software moet kunnen werken met een groot aantal connecties naar andere tools. Ik geloof sterk in één platform, een soort moedertool die vlot de connectie maakt naar een netwerk van geconnecteerde tools. Je hebt immers veel goede applicaties, maar niet één app die alles kan. Bovendien zoek je naar een oplossing die op maat geschreven is voor de specifieke processen in de bouw, dat bovendien rekening houdt met de specificaties van de Belgische markt."

De voordelen van procesautomatisering voor Woema

• Een nauwkeurige budgetraming leidt tot een hoog slagingspercentage, waarbij vroege transparantie klanten duidelijkheid en vertrouwen biedt in de totale kosten.
• Woema bestelt door de procesautomatisering materiaal uit heel Europa dat voldoet aan hun 3D-modellen en technische specificaties, zonder nood aan een eigen machinepark.
• De permanente budgetopvolging is mogelijk dankzij een naadloze integratie van offertes tot projectplanning in Business Central, waardoor je bij afwijkingen snel kan ingrijpen.
• Door de overdracht van data en informatie tussen de afdelingen vanuit het centrale platform wordt elke volgende stap makkelijker. De ene collega werkt voor de volgende.
• Door data-analyse worden snel relevante inzichten verkregen, zoals het monitoren van materiaalprijsveranderingen of makkelijkere onderhandelingen met leveranciers.
• Het team focust op samenwerking, wat leidt tot terugkerende tevreden klanten en architecten.
   

Het onderscheid maken

Woema evolueerde op 11 jaar tijd van dakrenovaties naar een bouwbedrijf met meer dan 20 mensen dat inzet op houtbouw van A tot Z. De focus van oprichter Simon Suys op processen en digitalisering maakte die groei niet alleen mogelijk, maar zorgde er ook voor dat de zaak een handelsmerk werd.  De geoliede samenwerking en vlotte communicatie met alle partners is een troef waardoor Woema complexe projecten vlot aankan.

Als bouwbedrijf eveneens scoren in efficiëntie, controle over bedrijfsprocessen en bouwprojecten, communicatie en klantentevredenheid?