HVAC-specialist Climavent gelooft in de sectorspecifieke aanpak van Astena

Veel tijdverlies door administratie

Climavent is een groothandel van ventilatiesystemen voor residentiële en niet-residentiële toepassingen. De Brugse HVAC-specialist wordt geleid door zaakvoerders Tom Naessens en Serge Dabaut. Tot voor kort leed het bedrijf aan excelitis. “We beschikten over een degelijk boekhoud- en facturatiepakket maar voor de rest werkten we met veel verschillende bestandstypes, vooral in Excel. Reken daarbij de bijna eindeloze stroom aan papieren documenten en je kan je voorstellen dat dit een onoverzichtelijke, onprofessionele manier van werken opleverde. We verloren veel tijd en waren meer bezig met administratieve rompslomp dan met onze core business,” vertelt Tom Naessens.

Professionele aanpak met ERP-systeem

Het was hoog tijd voor verandering. Een geïntegreerd ERP-pakket moest komaf maken met de gebrekkige administratie en zou de medewerkers van Climavent in staat stellen om zich opnieuw te focussen op hun kerntaken, namelijk ventilatiesystemen verkopen.

Eind 2015 ging het selectietraject van start. We hadden toen net een nieuw personeelslid aangeworven en ons magazijn was zowat verdubbeld in grootte. Een professionele aanpak drong zich echt wel op,” aldus Tom Naessens.

Vertrouwen in NAV en ervaring van Astena

Climavent had twee belangrijke vereisten. “De nieuwe software moest efficiënt voorraadbeheer mogelijk maken want dat was een grote bottleneck in ons magazijn. Bovendien wilden we onze boekhouding integreren in het ERP-pakket zodat een medewerker dit intern kon beheren en we niet meer moesten samenwerken met een externe partner.” Tom Naessens had bij een vorig bedrijf al met Microsoft Dynamics NAV gewerkt en was overtuigd van de kwaliteiten. “We zaten met een tiental partijen rond de tafel en kozen voor Astena door hun sectorspecifieke aanpak. Ze hebben veel ervaring met HVAC- en installatiebedrijven, zoals het onze. Dat geeft ons veel vertrouwen.”

Groeien op eigen tempo

Install365 wordt volledig in de cloud geïnstalleerd. De gefaseerde uitrol ervaart Tom Naessens als een groot voordeel. “Hierdoor kunnen we groeien op ons eigen tempo zonder op de feiten vooruit te lopen. In een eerste fase richten we ons op onze offertes, boekhouding en facturatie. Scanning in het magazijn zal een volgende stap zijn. Ik ben alvast benieuwd naar de resultaten,” besluit hij.